1.Pengertian Administrasi
     Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-mengetikm agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu.


2.Ciri-Ciri Administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerjasama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan 

3. Sejarah Perkembangan Administrasi
     3.1. Fase Sejarah
Gereja katholik Roma mempunyai pengaruh besar terhadap perkembangan teori administrasi dan manajemen. Ada tiga kelompok sarjana berbeda namun memiliki pandangan yang secara garis besarnya sama, yaitu :

1. Kelompok Kameralisten di Jerman dan Austria
2. Kelompok Merkantilizen di Inggris
3. Kelompok Fisiokraten di Perancis

     3.2. Fase Modern
Fase modern ditandai dengan oleh lahirnya Gerakan Manajemen Ilmiah yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor pada tahun 1886 di Amerika Serikat.



4. Jenis- Jenis Ilmu Administrasi
     Untuk Indonesia ada 3 jenis lingkungan suasana sosial yang dapat dianggap sebagai ajang berlangsungnya suatu kerjasama, yaitu lingkungan suasana kenegaraan, lingkungan suasana perusahaan, dan lingkungan suasana sosial. Sesuai dengan lingkungan-lingkungan suasana itu ilmu administrasi di Indonesia dapat digolongkan dalam 3 kelompok.

1)      Ilmu Asministrasi Negara

     Kelompok pengetahuan ini membahas kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam bidang kenegaraan. Kerjasama ini dilakukan oleh pihak penguasa yang berwujud instansi-instansi pemerintah, sedang tujuan-tujuan yabg hendak dicapai biasanya ditentukan oleh wakil-wakil rakyat.

     Berdasarkan tujuan atau program kerja yang ingin dicapai dengan kerjasama dalam suasana lingkungan kenegaraan, ilmu administrasi dapat diperinci dalam cabang-cabang pengetahuan khusus sebagai berikut :

a)      Administrasi kepolisian

b)      Amdinistrasi kemiliteran

c)      Administrasi pengadilan

d)     Administrasi kepenjaraan

e)      Administrasi perpajakan

f)       Administrasi pengajaran rakyat

g)      Administrasi kesehatan rakyat

h)      Administrasi internasional

i)        Administrasi rekreasi

j)        Administrasi pembangunan

        Jadi ilmu administrasi negara ( yang dalam bahasa asing terkenal dengan nama “Publik Adminstration”) sebagai ilmu yang mempunyai sasaran khusus tersendiri sebenarnya tidak ada.

2)   Ilmu Administrasi Perusahaan

      Administrasi perusahaan merupakan rangkaian kegiatan penataan dalam kerjasama yang terutama bertujuan mencari keuntungan material. Jadi disini terdapat kegiatan menghasilkan atau memberikan suatu benda/jasa yang diimbangi dengan kegiatan menarik atau menerima sesuatu sebagai balasannya.

      Ilmu Administrasi Perusahaan (terkenal dengan sebutan Business Administraton) juga hanya merupakan istilah gabungan yang meliputi bermacam-macam cabang pengetahuan administrasi khusus yang bertalian dengan tujuan atau program kerja tertentu.

      Sesuai dengan tujuan atau program kerja tertentu dari kerjasama yang berlangsung dalam lingkungan suasana perusahaan, ilmu administrasi perusahaan dapat diperinci dalam cabang-cabang pengetahuan khusus sebagai berikut

a)      Asministrasi penjualan

b)      Administrasi periklanan

c)      Administrasi pemasaran

d)     Administrasi keproduksian

e)      Administrasi perbankan

f)       Administrasi perhotelan

g)      Administrasi pengangkutan, dan cabang-cabang lain dalam bidang perusahaan.

5.Cabang-Cabang Ilmu Administrasi

            Ilmu administrasi merupakan ilmu yang luas, berikut perincian mengenai isi tiap-tiap cabang pokok itu dan pertumbuhan lebih lanjut dalam cabang-cabang ilmu yang lebih khusus.

1)      Ilmu Organisasi

     Ini merupakan kelompok pengetahuan yang mempelajari bentuk-bentuk perserikatan atau rangka kerja sama manusia.

     Ilmu organisasi telah berkembang menjadi kelompok pengetahuan yang luas. Ilmu ini mulai membagi dirinya kedalam kelompok-kelompok pengetahuan yang lebih khusus. Pertama ialah birokrasi. Pengertian birokrasi sebagai sejenis organisasi telah mendapat penelaahan secara mendalam. Sebagai akibat pengaruh sosiologi, antropologi, dan ilmu jiwa sosial, ilmi ini merupakan sekelompok pengetahuan baru yang kini dikenal dengan nama “Human Relations” atau hubungan kerja kemanusiaan.

2)   Ilmu Manajemen

     Kelompok pengetahuan ini mempelajari rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai.

3)   Ilmu Komunikasi Administrasi

     Pengetahuan tentang Komunikasi Administrasi membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyampaian warta dari seseorang kepada pihak lain dalam kerjasana mencapai tujuan tertentu. Terutama dalam kerjasama.

4)   Ilmu Administrasi Keterangan

     Cabang ilmu administrasi ini mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, penggandaan, penyimpanan, pengiriman, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi.

5)   Ilmu Administrasi Kepegawaian

     Pengetahuan dengan nama Administrasi Kepegawaian mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

6)   Ilmu Administrasi Keuangan

     Ilmu ini membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyusutan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggunganjawab atas pembiayaan dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

7)   Ilmu Administrasi Perbekalan

     Cabang ilmu administrasi perbekalan mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan penyingkiran benda dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

8)   Ilmu Hubungan Masyarakat

     Cabang ilmu hubungan masyarakat ini mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama sekelompok orang umtuk mencapai tujuan tertentu. Atau secara sederhana dapat dikatakan mempelajari segenap proses, metoda dan alat-alat yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi untuk memelihara hubungan dan saling pengertian antara orang-orang yang ikut bekerjasama maupun dengan public seumumnya.

6. Hubungan antara ilmu administrasi dengan ilmu-ilmu lain.

             Ilmu administrasi mempunyai hubungan yang sangat erat dengan cabang-cabang ilmu sosial lainnya.

            Ilmu administrasi mempunyai hubungan erat dengan ilmu politik yang antara lain mempelajari permainan-permainan kekuasaan untuk menentukan tujuan-tujuan kenegaraan Dengan demikian banyak pula pengrtian-pengertian, istilah-istilah, dan cara-cara pemikiran ilmu politik yang masuk kedalam ilmu administrasi.

            Seiring dengan hubungannya dengan ilmu politik, ilmu administrasi bersangkut paut pula dengan ilmu hukum. Pada masa lampau dan sampai dewasa ini di negara-negara Eropa Barat, administrasi dalam bidang kenegaraan dianggap suatu sistem hukum, yaitu terdiri atas segenap norma-norma hukum.

            Penelaahan terhadap administrasi dalam bidang kenegaraan bersangkutpaut pula dengan ilmu ekonomi. Suatu perkembangan yang kebih mempererat hubungan antara ilmu administrasi dengan ilmu ekonomi ialah penelaahan terhadap lembaga-lembaga ekonomi.

            Ilmu jiwa sosial adalah penelaahan ilmiah mengenai orang-orang sebagai anggota dari kelompok-kelompok dengan titik berat tinjauan terhadap hubungan-hubungan sosial atau hubungan-hubunga perseorangan diantara mereka. Dengan bantuan ilmu jiwa sosial, administrasi dapat lebih dimengerti dan menjelaskan mengapa seseorang dalam usaha kerjasama bertindak atau bersikap sebagaimana yang dilakukannya itu.

            Demikian hubungannya antara ilmu administrasi dengan beberapa cabang ilmu sosial. Ilmu-ilmu lain itu dapat meminjamkan pengertian-pengertian, istilah-istilah, dan alat-alat lainnya kepada ilmu administrasi. Bahkan cara-cara pemikiran dan pendekatan masing-masing ilmu itu dapat pula dijadikan model untuk perkembangan ilmu administrasi lebih lanjut. Sasaran ilmu administrasi itu sangat luas, oleh karena itu sudah selayaknya kalau ilmu administrasi memepergunakan pelbagai pengertian, istilah, dan cara pemikiran serta cara pendekatan yang telah dikembangkan oleh ilmu-ilmu lain sepanjang itu bermanfaat.

7. Unsur Administrasi

            Apabila administrasi sebagai konsep diteliti, maka selain bermacam-macam pekerjaan pokok yang dilakukan masing-masing orang bagi tercapainya tujuan, terlihat pula adanya unsur umum, yaitu unsur yang yang terdapat dalam kerjasama apapun tujuan dan corak kerjasama itu. Administrasi sebagai suatu konsep dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat statis, yaitu :

1)      Organisasi                                           5)   Personalia

2)      Manajemen                                          6)   Finansia

3)      Komunikasi                                         7)   Materia

4)      Informasi                                             8)   Relasi Publik

            Administrasi sebagai suatu proses dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu :

1)      Tatakeragaan                                       5)   Tatakepegawaian

2)      Tatapimpinan                                      6)   Tatakeuangan

3)      Tatahubungan                                     7)   Tataperbekalan

4)      Tataketerangan                                    8)   Tatahumas

            Masing-masing unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis tersebut dapat diberikan pengertian sebagai berikut :

            Unsur pertama dari administrasi adalah organisasi sebagai suatu subkonsep atau tatakeragaan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa

Unsur keempat dari administrasi adalah informasi sebagai suatu subkonsep atau tataketerangan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi.

            Unsur kelima dari administrasi adalah personalia sebagai subkonsep atau tatakepegawaian sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pencarian, pelamaran, , pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur keenam dari administrasi adalah finansia sebagai subkonsep atau tatakeuangan sebagai suatu preoses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusutan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggunganjawab atas pembiayaan dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur ketujuh dari administrasi adalah material sebagai subkonsep atau tataperbekalan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan penyingkiran benda dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur kedelapan dari administrasi adalah relasi publik sebagai subkonsep atau tatahumas sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama sekelompok orang umtuk mencapai tujuan tertentu.

8
FUNGSI-FUNGSI DAN ADMINISTRASI MANAJEMEN
 Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan. Hal ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak menjalankan sendiri kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen.
Ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah :

1. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis;
2. Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan;
3. Latar belakang pendidikannya;
4. Perkembangan ilmu itu sendiri.

Karena adanya pengertian-pengertian pendapat itu tidak perlu diinterpretasikan sebagai tidak adanya kesatuan pola pikir. Tidak pula dapat diinterpretasikan sebagai faktor penghalang kea rah perkembangan yang lebih pesat dari ilmu pengetahuan.
A.  KLASIFIKASI POKOK FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI dan  MANAJEMEN
Pada dasarnya keseluruhan fungsi-fungsi administrasi dan manajemen dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu :
1.   Fungsi Organik
Yang dimaksud fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
2.   Fungsi Pelengkap
Yang dimaksud dengan fungsi pelengkap yaitu semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisiensi, ekonomis, dan efektif.
B.  Beberapa Contoh Teori Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen
Di bawah ini diberikan beberapa contoh dari berbagai teori yang telah dikemukakan.

1. Henry Fayol, merupakan seorang ahli yang pertama kali menulis tentang teori administrasi dan manajemen dalam bukunya yang berjudul General and Industrial Management. Fayol mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. commanding (pemberian komando),
   4. coordinating (pengkoordinasian), dan
   5. controlling (pengawasan).

Fungsi terpenting dari rangkaian fungsi-fungsi administrasi dan manajemen di atas adalah fungsi commanding. Istilah commanding dapat dipahami dan dibenarkan pada saat itu karena kondisi masyarakat Perancis yang pada waktu itu memang militeristik, serta ilmu administrasi dan manajemen pada waktu itu masih bersifat embrional.

1. Luther M. Gullick, sarjana yang dalam karyanya Papers on the Science of Administration, mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
   4. directing (pemberian bimbingan),
   5. coordinating (pengkoordinasian),
   6. reporting (pelaporan), dan
   7. budgeting (penganggaran).

Lebih dikenal dengan akronim “POSDCORB”. Rangkaian fungsi yang terpenting ialah fungsi directing sebagai konsep yang lebih “lunak” dari commanding. Jika dihubungkan dengan kondisi masyarakat di Amerika dan perkembangan ilmu administrasi yang telah semakin berkembang, dengan mudah dapat dipahami penggunaan istilah yang lebih lunak itu. Gullick menulis karyanya pada tahun 1930 pada waktu pengetahuan orang tentang administrasi telah lebih meningkat.

1. John D. Miller, dalam bukunya yang berjudul Management in  the Public Service mengklasifikasikan fungsi organic administrasi dan manajemen hanya dua golongan, yaitu directing dan facilitating. Karya Millet sesuai dengan filsafat hidup yang dianutnya, ia memandang pemberian bimbingan kepada bawahan sebagai fungsi mahapenting bagi seorang pejabat pimpinan.
2. Harold Koonts dan Cyrill O’Donnel dalam buku mereka yang berjudul Principles of Management, penekanan analisis dalam buku tersebut adalah manajemen merupakan proses. Mereka juga berpendapat bahwa dengan approachitu, klasifikasi yang mereka buat itulah bagi mereka yang paling tepat. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen yang  mereka berikan ialah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
   4. directing (pemberian bimbingan), dan
   5. controlling (pengawasan). Fungsi terpenting dalam penggerakan bawahan adalah directing.

1. George R. Terry dalam bukunya  yang berjudul Principles of Management, Terry mengklasifikaasikan fungsi-fungsi manajemen itu sebagai berikut:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. actuating (penggerakan), dan
   4. controlling (pengawasan).

Rangkaian fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan akronim “POAC”. Terry mempergunakan istilah actuating sebagai fungsi yang menunjukkan proses penggerakan bawahan. Actuating berarti usaha mendapatkan hasil dengan penggerakan orang lain. Istilah ini jauh lebih “lunak” lagi jiak dibandingkan dengan istilah commanding atau directing. “Kelunakan” ini menurut pendapat penulis sangat dipengaruhi oleh kondisi masyarakat Amerika yang semakin demokratis serta pengertian para ilmuan yang jauh lebih mendalam lagi tentang pentingnya peranan manusia dalam proses administrasi dan manajemen.

1. John F. Mee atau Profesor Mee adalah seorang guru besar dalam ilmu manajemen (dalam mata kuliah filsafat manajemen) di Universitas Indiana. Mee mengatakan bahwa fungsi organisasi dan manajemen adalah
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. motivating (pemberian motivasi), dan
   4. controlling (pengawasan).

Inti seluruh teori Mee ialah bahwa seorang manusia yang bekerja pada suatu organisasi melakukan kegiatan-kegiatannya tidak terlepas dari perhitungan-perhitungan pribadi yang akan diperolehnya. Karena itu ia mengatakan bahwa teknik penggerakan bawahan yang paling tepat ialah dengan jalan pelaksanaan dengan baik fungsi motivating yang berarti bahwa pimpinan harus dapat memeberikan motivasi dalam bentuk perangsang kepada bawahan agar bawahan itu mau memberikan yang terbaik pada dirinya -waktunya, bakatnya, keahliannya dan tenaganya- dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
Setelah menganalisis berbagai teori mengenai fungsi organik administrasi dan manajemen, kesimpulan pembahasan di atas adalah:

1. Pada hakikatnya terdapat keseragaman, cara berpikir di kalangan para ahli administrasi dan manajemen. Hal ini terutama terbukti dari adanya tiga fungsi yang disebut oleh semua sarjana yang dijadikan contoh di atas. Fungsi-fungsi itu ialah perencanaan (yang merupakan pengarahan kegiatan-kegiatan organisasi), pengorganisasian (sebagai usaha menciptakan wadah yang sesuai dengan kebutuhan), dan pengawasaan (sebagai usaha mengamati pelaksanaan rencana yang telah dibuat).
2. Dalam berbagai klasifikasi yang dibuat tidak terdapat perbedaan yang fundamental, hanya perbedaan yang bersifat situasional dan terminologis yang ada.
3. Ada trends of thought yang seirama di kalangan para ahli tersebut.
4. Masih ada satu fungsi yang kurang mendapat perhatian para ahli. Fungsi yang terlupakan atau paling sedikit mendapat sorotan itu adalah fungsi organik, karena apabila administrator dan manajer tidak menjalankan fungsi itu akan mengakibatkan matinya organisasi.

Fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan (planning),
2. Pengorganisasian (organizing),
3. Pemberian motivasi (motivating),
4. Pengawasan (controlling), dan
5. Penilaian (evaluating).