KATA PENGANTAR

 Assalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Dengan mengucapkan rasa syukur kepada Allah SWT, atas rahmat dan hidayah-Nya, saya telah berhasil menyusun makalah yang diberikan oleh dosen matakuliah Manajemen Perkantoran dengan judul makalah “Pengertian Dan Prinsip-Prinsip Perkantoran”.

Makalah ini untuk menumbuhkan dan meningkatkan kemampuan melalui pemberian dan pemupukan pengetahuan dengan berbagai permasalahan yang ada, pembahasan, dan analisa yang telah ditulis dengan bahasa yang mudah untuk dimengerti bagi siapa saja yang ingin membaca dan memahaminya. Sehingga menjadi manusia cerdas yang terus berkembang dalam hal kemampuan, keimanan, ketaqwaannya kepada Allah SWT.

Saya menyadari makalah ini jauh dari kesempurnaan, sehingga saya mengharapkan, kritik dan saran positif yang kiranya dapat membantu dalam penyempurnaan makalah berikutnya.

Akhir kata saya ucapkan terimakasih, Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Indonesia, Oktober 2012

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL !

KATA PENGANTAR !!

DAFTAR ISI !!!

BAB I PENDAHULUAN

1. Latar Belakang 1
2. Rumusan Masalah 2
3. Tujuan 2

BAB II PEMBAHASAN

PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN 3

1. Pengertian Kantor 3
2. Manajemen Perkantoran 4
3. Perkantoran Modern 7
4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern 9

BAB III PENUTU

1. Kesimpulan 13
2. Saran 13

REFERENSI

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pendahuluan

Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang stand bai dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuha kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk  efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan,  pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebsagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?

4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn?

3. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah kami ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?\
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?
4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modrn

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial  dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

2. Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute.(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

• Tata penyelenggaraan;
• Pelaksanaan secara efesien;
• Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
• Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa  (PBB) sebagai berikut:

The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

3. Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
2. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
4. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

1. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
2. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
3. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative OfficeManagement, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

Perencanaan Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :	1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan; 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan; 3. Kapan pekerjaan dikerjakan; 4. Dimana pekerjaan dikerjakan; 5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : ________________	1. Tentukan; 2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain; 3. Laksanakan, walaupun sulit; 4. Mungkinkah diselesaikan; 5. Pelihara secara baku.
Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan ______________________	1. Secara terampil; 2. Secara teliti; 3. Secara cepat; 4. Tanpa upaya yang tidak perlu; 5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur _____________	1. Sesuai dengan potensi Anda; 2. Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu,     oleh organisasi lain; 3. Berdasarkan kuantitas; 4. Berdasarkan kualitas.
Imbalan Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________	1. Kondisi kerja yang baik; 2. Kesehatan; 3. Kebahagiaan; 4. Pengembangan diri; 5. Uang.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

E.

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:Tata penyelenggaraan;Pelaksanaan secara efesien;Pengendalian, pengawasan dan pengarahanPerencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

2. Saran

Kami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan kesehariannya. Amin……..!

1.Pengertian Administrasi
     Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-mengetikm agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu.


2.Ciri-Ciri Administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerjasama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan 

3. Sejarah Perkembangan Administrasi
     3.1. Fase Sejarah
Gereja katholik Roma mempunyai pengaruh besar terhadap perkembangan teori administrasi dan manajemen. Ada tiga kelompok sarjana berbeda namun memiliki pandangan yang secara garis besarnya sama, yaitu :

1. Kelompok Kameralisten di Jerman dan Austria
2. Kelompok Merkantilizen di Inggris
3. Kelompok Fisiokraten di Perancis

     3.2. Fase Modern
Fase modern ditandai dengan oleh lahirnya Gerakan Manajemen Ilmiah yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor pada tahun 1886 di Amerika Serikat.



4. Jenis- Jenis Ilmu Administrasi
     Untuk Indonesia ada 3 jenis lingkungan suasana sosial yang dapat dianggap sebagai ajang berlangsungnya suatu kerjasama, yaitu lingkungan suasana kenegaraan, lingkungan suasana perusahaan, dan lingkungan suasana sosial. Sesuai dengan lingkungan-lingkungan suasana itu ilmu administrasi di Indonesia dapat digolongkan dalam 3 kelompok.

1)      Ilmu Asministrasi Negara

     Kelompok pengetahuan ini membahas kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dalam bidang kenegaraan. Kerjasama ini dilakukan oleh pihak penguasa yang berwujud instansi-instansi pemerintah, sedang tujuan-tujuan yabg hendak dicapai biasanya ditentukan oleh wakil-wakil rakyat.

     Berdasarkan tujuan atau program kerja yang ingin dicapai dengan kerjasama dalam suasana lingkungan kenegaraan, ilmu administrasi dapat diperinci dalam cabang-cabang pengetahuan khusus sebagai berikut :

a)      Administrasi kepolisian

b)      Amdinistrasi kemiliteran

c)      Administrasi pengadilan

d)     Administrasi kepenjaraan

e)      Administrasi perpajakan

f)       Administrasi pengajaran rakyat

g)      Administrasi kesehatan rakyat

h)      Administrasi internasional

i)        Administrasi rekreasi

j)        Administrasi pembangunan

        Jadi ilmu administrasi negara ( yang dalam bahasa asing terkenal dengan nama “Publik Adminstration”) sebagai ilmu yang mempunyai sasaran khusus tersendiri sebenarnya tidak ada.

2)   Ilmu Administrasi Perusahaan

      Administrasi perusahaan merupakan rangkaian kegiatan penataan dalam kerjasama yang terutama bertujuan mencari keuntungan material. Jadi disini terdapat kegiatan menghasilkan atau memberikan suatu benda/jasa yang diimbangi dengan kegiatan menarik atau menerima sesuatu sebagai balasannya.

      Ilmu Administrasi Perusahaan (terkenal dengan sebutan Business Administraton) juga hanya merupakan istilah gabungan yang meliputi bermacam-macam cabang pengetahuan administrasi khusus yang bertalian dengan tujuan atau program kerja tertentu.

      Sesuai dengan tujuan atau program kerja tertentu dari kerjasama yang berlangsung dalam lingkungan suasana perusahaan, ilmu administrasi perusahaan dapat diperinci dalam cabang-cabang pengetahuan khusus sebagai berikut

a)      Asministrasi penjualan

b)      Administrasi periklanan

c)      Administrasi pemasaran

d)     Administrasi keproduksian

e)      Administrasi perbankan

f)       Administrasi perhotelan

g)      Administrasi pengangkutan, dan cabang-cabang lain dalam bidang perusahaan.

5.Cabang-Cabang Ilmu Administrasi

            Ilmu administrasi merupakan ilmu yang luas, berikut perincian mengenai isi tiap-tiap cabang pokok itu dan pertumbuhan lebih lanjut dalam cabang-cabang ilmu yang lebih khusus.

1)      Ilmu Organisasi

     Ini merupakan kelompok pengetahuan yang mempelajari bentuk-bentuk perserikatan atau rangka kerja sama manusia.

     Ilmu organisasi telah berkembang menjadi kelompok pengetahuan yang luas. Ilmu ini mulai membagi dirinya kedalam kelompok-kelompok pengetahuan yang lebih khusus. Pertama ialah birokrasi. Pengertian birokrasi sebagai sejenis organisasi telah mendapat penelaahan secara mendalam. Sebagai akibat pengaruh sosiologi, antropologi, dan ilmu jiwa sosial, ilmi ini merupakan sekelompok pengetahuan baru yang kini dikenal dengan nama “Human Relations” atau hubungan kerja kemanusiaan.

2)   Ilmu Manajemen

     Kelompok pengetahuan ini mempelajari rangkaian kegiatan penataan yang berupa penggerakan orang-orang dan pengerahan fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai.

3)   Ilmu Komunikasi Administrasi

     Pengetahuan tentang Komunikasi Administrasi membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyampaian warta dari seseorang kepada pihak lain dalam kerjasana mencapai tujuan tertentu. Terutama dalam kerjasama.

4)   Ilmu Administrasi Keterangan

     Cabang ilmu administrasi ini mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, penggandaan, penyimpanan, pengiriman, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi.

5)   Ilmu Administrasi Kepegawaian

     Pengetahuan dengan nama Administrasi Kepegawaian mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

6)   Ilmu Administrasi Keuangan

     Ilmu ini membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyusutan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggunganjawab atas pembiayaan dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

7)   Ilmu Administrasi Perbekalan

     Cabang ilmu administrasi perbekalan mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan penyingkiran benda dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

8)   Ilmu Hubungan Masyarakat

     Cabang ilmu hubungan masyarakat ini mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama sekelompok orang umtuk mencapai tujuan tertentu. Atau secara sederhana dapat dikatakan mempelajari segenap proses, metoda dan alat-alat yang dapat dilakukan oleh suatu organisasi untuk memelihara hubungan dan saling pengertian antara orang-orang yang ikut bekerjasama maupun dengan public seumumnya.

6. Hubungan antara ilmu administrasi dengan ilmu-ilmu lain.

             Ilmu administrasi mempunyai hubungan yang sangat erat dengan cabang-cabang ilmu sosial lainnya.

            Ilmu administrasi mempunyai hubungan erat dengan ilmu politik yang antara lain mempelajari permainan-permainan kekuasaan untuk menentukan tujuan-tujuan kenegaraan Dengan demikian banyak pula pengrtian-pengertian, istilah-istilah, dan cara-cara pemikiran ilmu politik yang masuk kedalam ilmu administrasi.

            Seiring dengan hubungannya dengan ilmu politik, ilmu administrasi bersangkut paut pula dengan ilmu hukum. Pada masa lampau dan sampai dewasa ini di negara-negara Eropa Barat, administrasi dalam bidang kenegaraan dianggap suatu sistem hukum, yaitu terdiri atas segenap norma-norma hukum.

            Penelaahan terhadap administrasi dalam bidang kenegaraan bersangkutpaut pula dengan ilmu ekonomi. Suatu perkembangan yang kebih mempererat hubungan antara ilmu administrasi dengan ilmu ekonomi ialah penelaahan terhadap lembaga-lembaga ekonomi.

            Ilmu jiwa sosial adalah penelaahan ilmiah mengenai orang-orang sebagai anggota dari kelompok-kelompok dengan titik berat tinjauan terhadap hubungan-hubungan sosial atau hubungan-hubunga perseorangan diantara mereka. Dengan bantuan ilmu jiwa sosial, administrasi dapat lebih dimengerti dan menjelaskan mengapa seseorang dalam usaha kerjasama bertindak atau bersikap sebagaimana yang dilakukannya itu.

            Demikian hubungannya antara ilmu administrasi dengan beberapa cabang ilmu sosial. Ilmu-ilmu lain itu dapat meminjamkan pengertian-pengertian, istilah-istilah, dan alat-alat lainnya kepada ilmu administrasi. Bahkan cara-cara pemikiran dan pendekatan masing-masing ilmu itu dapat pula dijadikan model untuk perkembangan ilmu administrasi lebih lanjut. Sasaran ilmu administrasi itu sangat luas, oleh karena itu sudah selayaknya kalau ilmu administrasi memepergunakan pelbagai pengertian, istilah, dan cara pemikiran serta cara pendekatan yang telah dikembangkan oleh ilmu-ilmu lain sepanjang itu bermanfaat.

7. Unsur Administrasi

            Apabila administrasi sebagai konsep diteliti, maka selain bermacam-macam pekerjaan pokok yang dilakukan masing-masing orang bagi tercapainya tujuan, terlihat pula adanya unsur umum, yaitu unsur yang yang terdapat dalam kerjasama apapun tujuan dan corak kerjasama itu. Administrasi sebagai suatu konsep dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat statis, yaitu :

1)      Organisasi                                           5)   Personalia

2)      Manajemen                                          6)   Finansia

3)      Komunikasi                                         7)   Materia

4)      Informasi                                             8)   Relasi Publik

            Administrasi sebagai suatu proses dapat diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu :

1)      Tatakeragaan                                       5)   Tatakepegawaian

2)      Tatapimpinan                                      6)   Tatakeuangan

3)      Tatahubungan                                     7)   Tataperbekalan

4)      Tataketerangan                                    8)   Tatahumas

            Masing-masing unsur umum sebagai suatu proses yang bersifat dinamis tersebut dapat diberikan pengertian sebagai berikut :

            Unsur pertama dari administrasi adalah organisasi sebagai suatu subkonsep atau tatakeragaan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa

Unsur keempat dari administrasi adalah informasi sebagai suatu subkonsep atau tataketerangan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan informasi.

            Unsur kelima dari administrasi adalah personalia sebagai subkonsep atau tatakepegawaian sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pencarian, pelamaran, , pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan, kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur keenam dari administrasi adalah finansia sebagai subkonsep atau tatakeuangan sebagai suatu preoses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusutan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggunganjawab atas pembiayaan dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur ketujuh dari administrasi adalah material sebagai subkonsep atau tataperbekalan sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan dan penyingkiran benda dalam kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.

            Unsur kedelapan dari administrasi adalah relasi publik sebagai subkonsep atau tatahumas sebagai suatu proses, yaitu rangkaian kegiatan penataan yang berupa pengenalan kegiatan organisasi kepada lingkungan dan penangkapan hasrat serta suasana lingkungan dalam kerjasama sekelompok orang umtuk mencapai tujuan tertentu.

8
FUNGSI-FUNGSI DAN ADMINISTRASI MANAJEMEN
 Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijakan umum yang telah dirumuskan. Hal ini berarti bahwa administrasi dan manajemen tidak menjalankan sendiri kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Dalam proses pelaksanaannya, administrasi dan manajemen mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas-tugas itulah yang biasa disebut sebagai fungsi-fungsi administrasi dan manajemen.
Ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah :

1. Kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis;
2. Filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan;
3. Latar belakang pendidikannya;
4. Perkembangan ilmu itu sendiri.

Karena adanya pengertian-pengertian pendapat itu tidak perlu diinterpretasikan sebagai tidak adanya kesatuan pola pikir. Tidak pula dapat diinterpretasikan sebagai faktor penghalang kea rah perkembangan yang lebih pesat dari ilmu pengetahuan.
A.  KLASIFIKASI POKOK FUNGSI-FUNGSI ADMINISTRASI dan  MANAJEMEN
Pada dasarnya keseluruhan fungsi-fungsi administrasi dan manajemen dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu :
1.   Fungsi Organik
Yang dimaksud fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen. Ketidakmampuan untuk menjalankan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan lambat atau cepat matinya organisasi.
2.   Fungsi Pelengkap
Yang dimaksud dengan fungsi pelengkap yaitu semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisiensi, ekonomis, dan efektif.
B.  Beberapa Contoh Teori Fungsi-Fungsi Administrasi dan Manajemen
Di bawah ini diberikan beberapa contoh dari berbagai teori yang telah dikemukakan.

1. Henry Fayol, merupakan seorang ahli yang pertama kali menulis tentang teori administrasi dan manajemen dalam bukunya yang berjudul General and Industrial Management. Fayol mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen itu ialah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. commanding (pemberian komando),
   4. coordinating (pengkoordinasian), dan
   5. controlling (pengawasan).

Fungsi terpenting dari rangkaian fungsi-fungsi administrasi dan manajemen di atas adalah fungsi commanding. Istilah commanding dapat dipahami dan dibenarkan pada saat itu karena kondisi masyarakat Perancis yang pada waktu itu memang militeristik, serta ilmu administrasi dan manajemen pada waktu itu masih bersifat embrional.

1. Luther M. Gullick, sarjana yang dalam karyanya Papers on the Science of Administration, mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
   4. directing (pemberian bimbingan),
   5. coordinating (pengkoordinasian),
   6. reporting (pelaporan), dan
   7. budgeting (penganggaran).

Lebih dikenal dengan akronim “POSDCORB”. Rangkaian fungsi yang terpenting ialah fungsi directing sebagai konsep yang lebih “lunak” dari commanding. Jika dihubungkan dengan kondisi masyarakat di Amerika dan perkembangan ilmu administrasi yang telah semakin berkembang, dengan mudah dapat dipahami penggunaan istilah yang lebih lunak itu. Gullick menulis karyanya pada tahun 1930 pada waktu pengetahuan orang tentang administrasi telah lebih meningkat.

1. John D. Miller, dalam bukunya yang berjudul Management in  the Public Service mengklasifikasikan fungsi organic administrasi dan manajemen hanya dua golongan, yaitu directing dan facilitating. Karya Millet sesuai dengan filsafat hidup yang dianutnya, ia memandang pemberian bimbingan kepada bawahan sebagai fungsi mahapenting bagi seorang pejabat pimpinan.
2. Harold Koonts dan Cyrill O’Donnel dalam buku mereka yang berjudul Principles of Management, penekanan analisis dalam buku tersebut adalah manajemen merupakan proses. Mereka juga berpendapat bahwa dengan approachitu, klasifikasi yang mereka buat itulah bagi mereka yang paling tepat. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen yang  mereka berikan ialah:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. staffing (pengadaan tenaga kerja),
   4. directing (pemberian bimbingan), dan
   5. controlling (pengawasan). Fungsi terpenting dalam penggerakan bawahan adalah directing.

1. George R. Terry dalam bukunya  yang berjudul Principles of Management, Terry mengklasifikaasikan fungsi-fungsi manajemen itu sebagai berikut:
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. actuating (penggerakan), dan
   4. controlling (pengawasan).

Rangkaian fungsi-fungsi tersebut dikenal dengan akronim “POAC”. Terry mempergunakan istilah actuating sebagai fungsi yang menunjukkan proses penggerakan bawahan. Actuating berarti usaha mendapatkan hasil dengan penggerakan orang lain. Istilah ini jauh lebih “lunak” lagi jiak dibandingkan dengan istilah commanding atau directing. “Kelunakan” ini menurut pendapat penulis sangat dipengaruhi oleh kondisi masyarakat Amerika yang semakin demokratis serta pengertian para ilmuan yang jauh lebih mendalam lagi tentang pentingnya peranan manusia dalam proses administrasi dan manajemen.

1. John F. Mee atau Profesor Mee adalah seorang guru besar dalam ilmu manajemen (dalam mata kuliah filsafat manajemen) di Universitas Indiana. Mee mengatakan bahwa fungsi organisasi dan manajemen adalah
   1. planning (perencanaan),
   2. organizing (pengorganisasian),
   3. motivating (pemberian motivasi), dan
   4. controlling (pengawasan).

Inti seluruh teori Mee ialah bahwa seorang manusia yang bekerja pada suatu organisasi melakukan kegiatan-kegiatannya tidak terlepas dari perhitungan-perhitungan pribadi yang akan diperolehnya. Karena itu ia mengatakan bahwa teknik penggerakan bawahan yang paling tepat ialah dengan jalan pelaksanaan dengan baik fungsi motivating yang berarti bahwa pimpinan harus dapat memeberikan motivasi dalam bentuk perangsang kepada bawahan agar bawahan itu mau memberikan yang terbaik pada dirinya -waktunya, bakatnya, keahliannya dan tenaganya- dalam usaha mencapai tujuan organisasi.
Setelah menganalisis berbagai teori mengenai fungsi organik administrasi dan manajemen, kesimpulan pembahasan di atas adalah:

1. Pada hakikatnya terdapat keseragaman, cara berpikir di kalangan para ahli administrasi dan manajemen. Hal ini terutama terbukti dari adanya tiga fungsi yang disebut oleh semua sarjana yang dijadikan contoh di atas. Fungsi-fungsi itu ialah perencanaan (yang merupakan pengarahan kegiatan-kegiatan organisasi), pengorganisasian (sebagai usaha menciptakan wadah yang sesuai dengan kebutuhan), dan pengawasaan (sebagai usaha mengamati pelaksanaan rencana yang telah dibuat).
2. Dalam berbagai klasifikasi yang dibuat tidak terdapat perbedaan yang fundamental, hanya perbedaan yang bersifat situasional dan terminologis yang ada.
3. Ada trends of thought yang seirama di kalangan para ahli tersebut.
4. Masih ada satu fungsi yang kurang mendapat perhatian para ahli. Fungsi yang terlupakan atau paling sedikit mendapat sorotan itu adalah fungsi organik, karena apabila administrator dan manajer tidak menjalankan fungsi itu akan mengakibatkan matinya organisasi.

Fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan (planning),
2. Pengorganisasian (organizing),
3. Pemberian motivasi (motivating),
4. Pengawasan (controlling), dan
5. Penilaian (evaluating).

CONTOH SURAT UNDANGAN/PERKANTORAN/ADMIN